Hoe Uitstekend Personeel een complete transformatie doorvoerde

‍De uitdaging

Uitstekend Personeel (UP) staat bekend om hun continue focus op verbeteren. Toch lag er één flinke klus die ze liever niet zelf wilden doen: de overstap naar een nieuw planningssysteem.

Meer dan 400 flexwerkers moesten migreren naar een nieuwe app, terwijl recruiters, planners en de financiële afdeling hun werkwijze volledig moesten aanpassen.

Het oude systeem werkte op zich prima, maar had duidelijke beperkingen:

• Documenten stonden nog verspreid in SharePoint, waardoor informatie versnipperd raakte.
• Diensten van opdrachtgevers moesten handmatig worden ingevoerd. Tijdrovend en foutgevoelig.
• En in deze branche geldt: wie het eerst een shift online heeft, vult die shift ook het snelst. Iedere minuut telt dus.
• Tot slot wilde UP haar flexwerkers een gebruiksvriendelijke, moderne omgeving bieden.

Kortom: tijd voor een oplossing die niet alleen de overstap faciliteerde, maar ook de basis legde voor slimmer en sneller werken.

De aanpak

Samen met UP implementeerden we Bendy als nieuw plannings- en CRM-systeem. Daarbij hebben we niet alleen “het systeem” vervangen, maar ook processen opnieuw ingericht en uitgebreid:

• Automatische koppelingen met opdrachtgevers
  Dankzij slimme API’s worden diensten nu automatisch ingelezen in de planning. UP kan daardoor als eerste reageren op de vraag van hun opdrachtgevers en sneller shifts vullen.
• Centraal dossierbeheer
  Alle documenten van flexwerkers en ZZP’ers staan nu overzichtelijk in Bendy. Geen losse mappen meer in SharePoint, maar alles op één plek – ideaal voor certificeringen en compliance.
• Slimmere samenwerking voor interne teams
  Recruiters, planners en de financiële administratie werken nu vanuit één systeem. Minder handmatig overnemen, minder fouten, meer snelheid.
• Een app voor flexwerkers
  Flexwerkers hebben altijd inzicht in hun diensten, documenten en communicatie via hun smartphone. Snel, duidelijk en gebruiksvriendelijk.

Het resultaat

De overstap naar Bendy was niet alleen een technische migratie, maar een fundamentele verbetering van de manier waarop UP werkt.

• 400+ flexwerkers succesvol gemigreerd
• Snellere time-to-market voor shifts
• Betere interne samenwerking
• Gebruiksvriendelijke app voor flexwerkers

En het mooiste? Dit project is pas het begin. Nu de basis staat, kijken we met UP al naar nieuwe stappen: van AI-automatisering tot nóg slimmere koppelingen met opdrachtgevers.

🎯 Zo blijft UP niet alleen bij de tijd, maar lopen ze voorop in hoe zorgbemiddeling georganiseerd wordt.

👉 Ook benieuwd hoe je jouw processen slimmer kunt inrichten? Wij denken graag met je mee.

‍