AI-chatbot voor Uitstekend Personeel: sneller geholpen via WhatsApp en website

Uitstekend Personeel kreeg dagelijks veel dezelfde vragen binnen van opdrachtgevers, flexwerkers en nieuwe kandidaten. Wij implementeerden een AI-chatbot met interne kennis van het hele bedrijf, bereikbaar via de website en via WhatsApp, die bij twijfel automatisch doorschakelt naar de juiste afdeling.

In het kort

• Eén chatbot bedient drie doelgroepen: opdrachtgevers, flexwerkers en nieuwe kandidaten.
• De bot beantwoordt vragen die normaal bij verschillende afdelingen landen, in de toon van Uitstekend Personeel.
• Weet de bot het niet zeker, dan gokt hij niet maar zet hij automatisch een mail met vraag en context klaar voor de juiste afdeling.
• Beschikbaar op de website én via WhatsApp.
• Volgende stappen: vacatures koppelen en kandidaten via een API laten inschrijven in het planningssysteem.

Welk probleem loste de chatbot op?

Er kwamen veel herhaalvragen binnen. Opdrachtgevers met praktische vragen, bestaande flexwerkers die iets willen checken, en nieuwe kandidaten die zich oriënteren of willen instromen. Allemaal logisch, maar samen betekent het veel herhaling, veel schakelen tussen afdelingen en soms onnodig wachten voor de vrager.

Uitstekend Personeel wilde sneller kunnen helpen zonder dat de interne teams er handwerk bij kregen. Tegelijk moest voorkomen worden dat er een bot zou ontstaan die mensen frustreert omdat hij het antwoord niet weet.

Hoe voorkom je dat een AI-chatbot gaat gokken?

Door hem te laten weten wanneer hij het niet weet. We hebben de chatbot gevuld met interne kennis van het hele bedrijf, zodat hij inhoudelijk kan antwoorden op vragen over processen, werkwijzen en praktische zaken. Daarnaast zit er een bewuste uitweg in: zodra de bot merkt dat hij het vanuit zijn kennis niet zeker weet, schakelt hij door.

Dat doorschakelen gaat niet met een standaardzin. Er wordt automatisch een mail opgesteld met de vraag en de context erbij, zodat de juiste collega het meteen kan oppakken zonder eerst te moeten uitzoeken waar het over ging.

Waarom ook via WhatsApp?

Omdat het kanaal moet aansluiten op hoe mensen al communiceren. De chatbot staat op de website, op het moment dat iemand toch aan het zoeken is, en is daarnaast bereikbaar via WhatsApp. Zeker voor flexwerkers en kandidaten is dat een lagere drempel dan een formulier of een telefoontje onder werktijd.

Wat levert het op?

In de praktijk levert het vooral rust op. Afdelingen krijgen minder simpele vragen en kunnen zich richten op uitzonderingen en gevallen waar menselijk contact echt nodig is. Wat we terugzien: minder tijd kwijt aan herhaalvragen en doorsturen, kortere wachttijden voor de vrager, een laagdrempelig servicekanaal via website en WhatsApp, en een betere overdracht bij lastige vragen omdat de context al is meegenomen.

Wat komt er nog aan?

Twee uitbreidingen staan klaar. Vacatures worden gekoppeld, zodat de bot vragen over openstaande posities direct kan beantwoorden en gerichter kan helpen zoeken. En kandidaten kunnen zich straks via een API-koppeling direct inschrijven in het planningssysteem dat we eerder implementeerden.

Veelgestelde vragen

Wat gebeurt er als de chatbot het antwoord niet weet?

Dan gaat hij niet gokken. De bot stelt automatisch een mail op met de vraag en de context en stuurt die naar de juiste afdeling, zodat een collega het overneemt zonder dat de vrager zijn verhaal opnieuw hoeft te doen.

Kan één chatbot verschillende doelgroepen tegelijk bedienen?

Ja. Bij Uitstekend Personeel beantwoordt dezelfde bot vragen van opdrachtgevers, bestaande flexwerkers en nieuwe kandidaten, omdat hij put uit interne kennis van het hele bedrijf in plaats van uit één afdelingshandleiding.

Benieuwd wat een chatbot met echte bedrijfskennis in jouw organisatie zou opvangen? Bekijk onze AI-dienstverlening of neem contact op.