AI-chatbot voor Uitstekend Personeel: sneller geholpen via WhatsApp en website

Na het eerdere planningsysteem-project bij Uitstekend Personeel hebben we opnieuw een stap gezet in hun digitale dienstverlening. Dit keer met een AI-chatbot die een groot deel van de dagelijkse vragen opvangt voor opdrachtgevers, flexwerkers én nieuwe kandidaten.

De reden was helder: er kwamen veel dezelfde vragen binnen. Opdrachtgevers met praktische vragen, bestaande flexwerkers die iets willen checken, en nieuwe kandidaten die oriënteren of willen instromen. Allemaal logisch, maar het betekent ook: veel herhaling, veel schakelen, en soms onnodig wachten.

De uitdaging

Uitstekend Personeel wilde sneller kunnen helpen, zonder dat interne teams nog meer handwerk krijgen. Tegelijk wilden we voorkomen dat er een “domme bot” zou ontstaan die mensen frustreert. Als de bot het niet zeker weet, moet het juist soepel doorgezet worden naar de juiste collega — zonder extra werk aan de voorkant.

De aanpak

We hebben een chatbot geïmplementeerd met interne kennis van het hele bedrijf. Daardoor kan de bot inhoudelijk vragen beantwoorden die normaal bij verschillende afdelingen landen (denk aan algemene processen, werkwijzen, praktische info, etc.). En we hebben een slimme “escape” ingebouwd: zodra de bot merkt dat hij het niet zeker weet vanuit zijn kennis, schakelt hij automatisch door.

Concreet:

• Chatbot met interne kennis: veelvoorkomende vragen worden direct beantwoord, in de toon van Uitstekend Personeel.
• Slim doorzetten als het complex wordt: weet de bot het niet zeker, dan gaat hij niet gokken.
• Automatisch mailtje naar de juiste afdeling: er wordt automatisch een mail opgesteld met de vraag en context, zodat de juiste collega het snel kan oppakken.
• Website-integratie: vragen stellen kan direct op de site, op het moment dat iemand toch al aan het zoeken is.
• WhatsApp-integratie: ook via WhatsApp beschikbaar, zodat het kanaal aansluit op hoe veel mensen het liefst communiceren.

Het resultaat

In de praktijk levert dit vooral rust op. Afdelingen krijgen minder simpele vragen en kunnen zich focussen op uitzonderingen en echte gevallen waar menselijk contact nodig is. Tegelijk krijgen opdrachtgevers, flexwerkers en potentiële kandidaten sneller antwoord.

Wat we terugzien:

• Minder tijd kwijt aan herhaalvragen en doorsturen
• Kortere wachttijden voor de vrager
• Een laagdrempelig servicekanaal via website én WhatsApp
• Betere overdracht bij lastige vragen, omdat context al is meegenomen

Wat er nog aankomt

We zijn nog niet klaar. De volgende stappen maken de bot nóg praktischer:

• Vacatures koppelen (live): zodat de bot vragen over openstaande vacatures direct kan beantwoorden en gerichter kan helpen zoeken.
• Inschrijven via API naar het planningssysteem: kandidaten straks direct laten inschrijven richting het eerder geïmplementeerde planningssysteem, via een API-koppeling.

Ook sneller antwoord geven én minder druk op je team? Met een AI-chatbot op je website (en WhatsApp) kan dat verrassend snel. We denken graag mee.