TMS-overgang in de logistiek | Succesvol overstappen
Een TMS-overgang: wanneer is het nodig en hoe pak je het goed aan?
Een TMS-overgang is voor veel logistieke organisaties geen dagelijkse kost. Het raakt planning, uitvoering, administratie en vaak ook klanten. Toch komt bijna elk bedrijf er op een moment achter dat het bestaande Transport Management Systeem niet meer aansluit op de werkelijkheid.
Niet omdat het systeem “slecht” is, maar omdat de organisatie is veranderd.
Wanneer is een TMS-overgang nodig?
Een TMS-overgang wordt zelden gestart omdat alles vastloopt. Meestal zijn het signalen die zich opstapelen:
- veel handmatige correcties in planning of administratie
- workarounds in Excel naast het TMS
- beperkte flexibiliteit bij uitzonderingen
- koppelingen met andere systemen die fragiel of verouderd zijn
- gebruikers die het systeem vermijden in plaats van benutten
Dit zijn tekenen dat het TMS niet meer meegroeit met het logistieke proces.
Een TMS vervangen lost niet automatisch het probleem op
Een veelgemaakte aanname is dat een nieuw TMS de knelpunten oplost. In de praktijk worden tijdens een TMS-overgang vaak bestaande processen één-op-één overgenomen.
Het risico daarvan is groot:
- inefficiënte werkwijzen worden vastgelegd in een nieuw systeem
- oude uitzonderingen blijven bestaan
- complexiteit verschuift, maar verdwijnt niet
Een TMS-overgang zonder procesherziening leidt vaak tot teleurstelling, ondanks een technisch betere oplossing.
Hoe bereid je een TMS-overgang goed voor?
Een succesvolle TMS-overgang begint niet bij softwareselectie, maar bij inzicht.
Belangrijke vragen zijn:
- hoe loopt het transportproces vandaag echt?
- waar ontstaan handmatige handelingen en fouten?
- welke uitzonderingen zijn structureel en welke incidenteel?
- welke informatie is wanneer nodig?
Door dit vooraf scherp te krijgen, voorkom je dat het nieuwe TMS wordt ingericht rondom oude problemen.
De rol van integraties bij een TMS-overgang
Een TMS staat zelden op zichzelf. Het is vaak gekoppeld aan:
- ERP-systemen
- WMS-oplossingen
- facturatie of financiële systemen
- klantportalen
Tijdens een TMS-overgang worden deze koppelingen extra kwetsbaar. Daarom is het cruciaal om integraties niet als technisch detail te zien, maar als onderdeel van het procesontwerp.
Goede integraties ondersteunen het proces. Slechte integraties dwingen mensen tot handmatig werk.
Veelgemaakte fouten bij een TMS-overgang
In de praktijk zien we vooral deze valkuilen:
- te snel focussen op functionaliteiten
- gebruikers pas laat betrekken
- processen niet expliciet maken
- testen op techniek, niet op dagelijkse praktijk
Een TMS-overgang slaagt niet op papier, maar op de werkvloer.
Chapter22-signatuur
Een TMS-overgang is geen IT-project, maar een logistieke herinrichting. Het succes zit niet in het systeem zelf, maar in de keuzes die ervoor worden gemaakt.
Bij Chapter22 begeleiden we TMS-overgangen vanuit het proces. Eerst begrijpen hoe transport werkelijk wordt uitgevoerd, daarna pas bepalen hoe een TMS dat optimaal kan ondersteunen. Zo voorkom je dat je overstapt naar een nieuw systeem met dezelfde oude knelpunten.
