AI-documentverwerking voor Rubens Capital Partners

Vastgoedbeheerder Rubens Capital Partners krijgt bij elke aan- en verkoop van een pand een stroom documenten binnen van makelaars en notarissen, elke keer in een ander format. Chapter22 automatiseerde dat proces met AI: inkomende documenten worden uitgelezen, herkend en direct in de juiste SharePoint-structuur geplaatst. Ontbreekt er iets, dan gaat er automatisch een herinnering uit.

In het kort

• Klant: Rubens Capital Partners, vastgoedbeheerder met meerdere fondsen en portefeuilles.
• Probleem: documenten van makelaars en notarissen kwamen in wisselende formats binnen en werden handmatig gecontroleerd en opgeslagen.
• Oplossing: AI leest inkomende documenten uit en herkent onder meer het adres, de bijbehorende portefeuille en het documenttype.
• De documenten belanden automatisch op de juiste plek in SharePoint, binnen de juiste fondsstructuur.
• Ontbrekende documenten worden automatisch opgevraagd via een herinneringsflow.
• De oplossing draait volledig binnen de eigen tenant van Rubens Capital Partners.

Waar liep het documentproces vast?

Rondom elke transactie levert een makelaar of notaris stukken aan. Die komen niet in één vast formaat binnen: de opbouw verschilt per afzender en per document. Iemand moest dus eerst kijken wat het is, bij welk pand en welke portefeuille het hoort, en het daarna in de juiste map binnen de juiste fondsstructuur zetten. Op de schaal van hele portefeuilles is dat tijdrovend werk waar makkelijk iets misgaat of blijft liggen.

Hoe leest de AI de documenten uit?

De oplossing pakt inkomende documenten op, waaronder PDF's, en haalt er de gegevens uit die nodig zijn om ze te plaatsen:

• Het adres
  Het pand waar het document bij hoort.
• De portefeuille
  Bij welk fonds en welke portefeuille het adres thuishoort.
• Het documenttype
  Wat voor stuk het is, zodat duidelijk is waar het in de structuur terechtkomt.

Op basis daarvan schrijft de automatisering het document weg in SharePoint, in de bestaande mappenstructuur. Dat is precies waar AI het verschil maakt ten opzichte van een klassieke koppeling: die verwacht een vast formaat en breekt zodra een afzender het anders aanlevert. Hetzelfde principe passen we toe wanneer we AI diensten uit de mailbox direct in de planning laten zetten.

Wat gebeurt er als een document ontbreekt?

Dan hoeft niemand daar zelf achteraan. De automatisering signaleert wat er nog mist bij een transactie en stuurt automatisch een herinnering. Het opvolgen van aanleveringen, meestal het werk dat het langst blijft hangen, verloopt daarmee grotendeels vanzelf.

Hoe gaat dit om met privacy en regelgeving?

Voor een partij die onder toezicht staat, is de vraag waar de data staat net zo belangrijk als wat de AI kan. Vanuit het regelgevend kader, waaronder AFM-toezicht en DORA, was het uitgangspunt dat gevoelige gegevens de eigen omgeving niet verlaten. De oplossing draait daarom volledig binnen de eigen tenant van Rubens Capital Partners. Die eis stuurde het ontwerp, in plaats van er achteraf bij te komen. Meer over hoe wij daarmee omgaan lees je op onze pagina over AI voor het mkb.

Veelgestelde vragen

Werkt dit ook als elke afzender anders aanlevert?

Juist dan. Een vaste koppeling verwacht een voorspelbaar bestand. AI kijkt naar de betekenis van wat er staat, waardoor uiteenlopende formats via dezelfde route verwerkt kunnen worden.

Blijven onze documenten binnen onze eigen omgeving?

In dit traject wel. De verwerking gebeurt binnen de eigen tenant van de klant. Per situatie bepalen we samen welke opzet past bij de eisen die voor jullie gelden.

Kan dit ook met een ander systeem dan SharePoint?

Het principe is niet aan SharePoint gebonden: uitlezen, herkennen en wegschrijven naar de plek waar het hoort. Waar dat naartoe gaat, hangt af van de systemen die je al gebruikt.

Herkenbaar bij jullie? Plan een vrijblijvend gesprek met Chapter22 in Nijmegen.