AI zet diensten uit de mailbox direct in de planning

Uitstekend Personeel krijgt de hele dag door diensten binnen per mail, van veel verschillende opdrachtgevers en in evenzoveel formats. Wij hebben het uitlezen daarvan geautomatiseerd met AI, zodat de diensten direct in het planningssysteem landen. Voor de grootste opdrachtgever draait dit inmiddels in productie en scheelt het de planners ongeveer 2 uur per week aan overtypen.

In het kort

• Opdrachtgevers leveren ieder uur diensten aan per mail, elke afzender in een eigen format.
• Een AI-automatisering leest die mails uit en haalt er de relevante gegevens uit.
• Die gegevens gaan rechtstreeks het planningssysteem in dat we eerder voor Uitstekend Personeel implementeerden.
• Bij de grootste opdrachtgever draait het live en bespaart het ongeveer 2 uur per week aan handmatig overnemen.
• De volgende opdrachtgevers worden nu aangesloten, waarmee de besparing verder oploopt.

Waarom kostte het verwerken van diensten uit de mailbox zoveel tijd?

Handmatig verwerken van inkomende diensten betekent dat iemand elke mail opent, de juiste gegevens eruit haalt en die overtypt in het planningssysteem. Bij Uitstekend Personeel gebeurde dat ieder uur opnieuw, voor mails van veel verschillende opdrachtgevers. Dat kost tijd, het is foutgevoelig, en het vertraagt het moment waarop een nieuwe dienst online komt. Juist dat laatste telt: wie een shift als eerste online heeft, vult die shift ook het snelst.

Hoe leest een AI-automatisering uiteenlopende mailformats uit?

Een AI-automatisering herkent informatie op betekenis in plaats van op vaste posities in een bestand. Daardoor hoeft niet elke opdrachtgever hetzelfde sjabloon te gebruiken. De oplossing die we bouwden leest de binnenkomende klantmails uit, haalt automatisch de relevante informatie eruit en verwerkt die direct in het planningssysteem dat we eerder bij de overstap naar Bendy hebben ingericht.

Daarmee is dit geen losstaand experiment, maar een volgende stap op een basis die er al lag, net als de AI-chatbot die we voor Uitstekend Personeel bouwden. Dat is ook hoe we AI-toepassingen het liefst inzetten: op een proces dat al staat, op de plek waar het handwerk zit.

Wat levert het op?

Bij de grootste opdrachtgever draait de automatisering nu in productie. Daar zijn de planners ongeveer 2 uur per week minder kwijt aan het overnemen van diensten uit de mail. Dat repeterende werk hoeft niet meer handmatig, waardoor er minder kans op overtypfouten is en nieuwe diensten sneller online staan. In een markt waarin snelheid bepaalt wie de shift vult, is dat een concreet voordeel op de concurrentie.

Wat is de volgende stap?

We sluiten nu de overige opdrachtgevers aan op dezelfde route. Omdat de automatisering op betekenis leest en niet op een vast sjabloon, hoeft daarvoor niet per partij een nieuwe oplossing gebouwd te worden. Elke opdrachtgever die erbij komt, telt op bij de tijd die de planners overhouden.

Voor welke organisaties werkt dit ook?

Deze aanpak is niet voorbehouden aan de flexbranche. Elke organisatie die grote volumes inkomende mail verwerkt, met wisselende formats en handmatige overname in een systeem, kan er direct waarde uit halen. Denk aan orders, aanvragen, transportopdrachten of urenopgaven. De vraag is steeds dezelfde: hoeveel mensenwerk zit er tussen de mailbox en het systeem?

Veelgestelde vragen

Kan AI mails uitlezen die elke keer anders zijn opgebouwd?

Ja. Dat is precies het verschil met een klassieke regel- of sjabloonoplossing. De automatisering herkent de betekenis van de gegevens, waardoor uiteenlopende mailformats van verschillende opdrachtgevers door dezelfde route kunnen.

Waarom geen directe koppeling met het systeem van de opdrachtgever?

Waar een koppeling kan, leggen we die: bij de overstap naar het nieuwe planningssysteem hebben we diensten van opdrachtgevers via API's automatisch laten inlezen. Maar niet elke opdrachtgever levert zo aan. Voor de partijen die hun diensten per mail sturen, is dit de manier om datzelfde resultaat te bereiken.

Zit er bij jou ook nog handwerk tussen de mailbox en het systeem? Neem contact op, dan kijken we samen waar de winst zit.