Urenregistratie gestroomlijnd met Power BI bij GTEX

GTEX hield de urenadministratie bij in drie losse Excel-bestanden. Wij hebben die vervangen door één Power BI-dashboard waarin de data automatisch samenkomt, zodat werk-, reis- en overuren realtime kloppen zonder handmatige invoer.

In het kort

• De urenadministratie stond in drie losse Excel-bestanden: foutgevoelig, onduidelijk en veel handwerk.
• Alle drie de bronnen komen nu automatisch samen in één Power BI-dashboard.
• Werk-, reis- en overuren worden nauwkeurig berekend zonder handmatige stappen.
• Realtime inzicht, dus geen wachten op een maandelijkse update.
• De uitvoerende taak veranderde in een toezichthoudende rol.

Waarom werkt urenregistratie in losse Excel-bestanden niet?

Omdat elk bestand een eigen waarheid wordt. Bij GTEX werden gewerkte uren, reisuren en overuren van het personeel in drie aparte bestanden bijgehouden. Dat leidt tot foutgevoeligheid en onduidelijkheid, en het kost iemand structureel tijd om de boel bij elkaar te brengen. Precies wat je niet wilt bij gegevens die de basis vormen voor de loonadministratie.

Waarom Power BI en niet een nieuw urenregistratiesysteem?

Omdat het probleem niet de invoer was, maar het samenbrengen en berekenen. Samen met GTEX zochten we naar een oplossing die aansloot op hoe er al gewerkt werd, en dat werd Power BI. We ontwikkelden een gebruiksvriendelijk dashboard waarin de data uit alle drie de bestanden automatisch samenkomt in één overzichtelijke omgeving.

Soms is het antwoord wel een eigen systeem. Toen we voor onszelf hetzelfde vraagstuk hadden, kwamen we juist uit op een zelfgebouwd urenregistratiesysteem. Welke kant het opgaat, hangt af van waar het knelpunt zit.

Wat leverde het op?

Vier dingen: de gegevensinvoer is volledig geautomatiseerd, werk-, reis- en overuren worden nauwkeurig berekend, er is realtime inzicht zonder handmatige updates, en de rol van de beheerder verschoof van uitvoerend naar toezichthoudend. Daarmee heeft GTEX niet alleen grip op de urenadministratie, maar ook een systeem dat meegroeit.

Veelgestelde vragen

Moeten medewerkers anders gaan werken?

Nee. De invoer bleef staan waar hij stond; wat verdween is het handmatig samenvoegen en narekenen achteraf.

Wat gebeurt er als er een bron bijkomt?

Een dashboard dat op meerdere bronnen is gebouwd, is uit te breiden. Dat was ook de reden om het zo aan te pakken: de administratie moest schaalbaar zijn voor de toekomst.

Zit jouw administratie ook verspreid over losse bestanden? Bekijk onze aanpak voor automatisering en procesoptimalisatie of neem contact op.