Urenregistratie zonder gedoe: waarom we ons eigen systeem bouwden

We wilden al een tijd urenregistratie en kilometerregistratie beter regelen. Niet alleen netjes voor onszelf, maar ook zodat we richting klanten mooie, duidelijke overzichten kunnen sturen, zonder dat het elke maand weer eindigt in losse Excelletjes en handmatige acties.

We hebben daarom eerst gekeken naar bestaande tools. Denk aan bekende systemen zoals Zoho Projects, Clockify, TimeChimp en Harvest. Allemaal prima oplossingen, maar telkens kwamen we terug bij dezelfde wensen: het moest simpel zijn, fraai om naar te kijken, zonder toeters en bellen, geen gigantisch enterprise-systeem… en ook gewoon betaalbaar. Want bij dit soort software zit je al snel op €10-15+ per persoon per maand, terwijl je eigenlijk maar een klein deel gebruikt.

Uiteindelijk paste het nét niet. Niet omdat die tools slecht zijn, maar omdat onze manier van werken ergens tussen standaard en te uitgebreid in zit. En toen bleek iets wat we ook bij klanten vaak zien: soms is de beste oplossing niet nog een tool zoeken, maar een oplossing maken die precies doet wat je nodig hebt. Dus ja: we bouwden ons eigen urenregistratiesysteem, gewoon in onze eigen cloud.

Wat we hebben gemaakt

Het systeem draait nu in onze eigen cloud en doet precies wat we nodig hebben, zonder ruis. De kern:

• Snel en overzichtelijk registreren: uren en kilometers per dag/persoon
• Structuur in projecten: projecten en subprojecten, met mensen die je eraan koppelt.
• Logische defaults: uurtarieven en (standaard) kilometers per persoon, zodat je niet steeds hetzelfde invult.
• Een dashboard waar je wél wat aan hebt: totaaluren en omzet per persoon en per project, met filters zodat je direct ziet wat je zoekt.
• Netjes delen met klanten: export naar CSV/PDF, zodat je overzichten kunt sturen die er beter uitzien dan een bijlage vol tabjes.

Het resultaat (voor onszelf)

Het resultaat is precies wat we zochten: minder gedoe, meer overzicht, en rapportages die je zonder schaamte naar een klant stuurt. En misschien nog wel de leukste les: zelfs wij hebben soms een klein stukje maatwerk nodig om het echt prettig te maken.

Soms is standaardsoftware perfect. En soms heb je iets nodig dat gewoon precies past. Wij helpen je kiezen (of bouwen).