Urenregistratie zonder gedoe: waarom we ons eigen systeem bouwden

We wilden onze eigen urenregistratie en kilometerregistratie beter regelen, maar geen van de bestaande tools paste. Daarom bouwden we een eigen systeem in onze eigen cloud, met een dashboard en export naar CSV en PDF.

In het kort

• Doel: nette, duidelijke overzichten richting klanten, zonder losse Excelletjes en handmatige acties.
• We keken naar Zoho Projects, Clockify, TimeChimp en Harvest; allemaal prima, maar het paste net niet.
• Bij dit soort software zit je al snel op 10 tot 15 euro per persoon per maand voor functionaliteit die je maar deels gebruikt.
• We bouwden zelf: uren en kilometers, projecten en subprojecten, standaard tarieven en een dashboard.
• Export naar CSV en PDF, zodat een klantoverzicht er ook uitziet als een overzicht.

Waarom past standaard urenregistratiesoftware soms net niet?

Omdat de meeste pakketten zijn gebouwd voor óf heel eenvoudige óf heel uitgebreide organisaties. Onze wensen waren duidelijk: het moest simpel zijn, prettig om naar te kijken, zonder toeters en bellen, geen groot enterprise-systeem, en gewoon betaalbaar. Bij dit soort software zit je al snel op 10 tot 15 euro per persoon per maand, terwijl je maar een klein deel gebruikt.

Uiteindelijk paste het nergens helemaal. Niet omdat die tools slecht zijn, maar omdat onze manier van werken ergens tussen standaard en te uitgebreid in zit. En toen bleek iets wat we ook bij klanten vaak zien: soms is de beste oplossing niet nog een tool zoeken, maar iets maken dat precies doet wat je nodig hebt.

Wat hebben we gebouwd?

Het systeem draait in onze eigen cloud en doet precies wat nodig is, zonder ruis. De kern bestaat uit vijf onderdelen: snel en overzichtelijk registreren van uren en kilometers per dag en per persoon, structuur in projecten en subprojecten met de mensen die eraan gekoppeld zijn, logische defaults zoals uurtarieven en standaard kilometers per persoon, een dashboard met totaaluren en omzet per persoon en per project inclusief filters, en export naar CSV en PDF om overzichten met klanten te delen.

Wanneer bouw je zelf en wanneer niet?

Zelf bouwen is geen doel. Bij GTEX losten we een vergelijkbaar urenvraagstuk juist op met Power BI, omdat het knelpunt daar in het samenbrengen van bestaande bestanden zat en niet in de functionaliteit. De afweging draait om de vraag waar het echte probleem zit: ontbreekt er functionaliteit, of ontbreekt er samenhang?

Wat leverde het op?

Precies wat we zochten: minder gedoe, meer overzicht en rapportages die je zonder schaamte naar een klant stuurt. En misschien wel de leukste les: zelfs wij hebben soms een klein stukje maatwerk nodig om het echt prettig te maken.

Veelgestelde vragen

Is zelf bouwen niet duurder dan een abonnement?

Dat hangt af van de looptijd en het aantal gebruikers. Bij een pakket betaal je per persoon per maand door, ook voor functionaliteit die je niet gebruikt. Bij zelfbouw zit de kost vooraan. De echte vraag is of het verschil in dagelijks gemak die investering rechtvaardigt.

Wat als je later toch wilt uitbreiden?

Omdat het systeem in onze eigen cloud draait en op onze eigen werkwijze is gebouwd, is uitbreiden een kwestie van toevoegen wat nodig blijkt, in plaats van wachten op de roadmap van een leverancier.

Twijfel je tussen een bestaand pakket en iets op maat? Bekijk onze aanpak voor automatisering en systeemkeuze of neem contact op.