GTEX stroomlijnt processen met slimme systeemoptimalisatie

Bij GTEX in Druten liep het werk door drie systemen: TDO, Excel en Exact. Wij adviseerden de overstap naar Exact Handel Plus met een API-koppeling naar TDO, zodat de data centraal staat en beide systemen soepel met elkaar communiceren.

In het kort

• Medewerkers werkten in TDO (werkorders, onderdelenbeheer, relaties), Excel (offertes, orderbevestigingen, facturen) en Exact (boekhouding).
• Die versnippering kostte veel handmatig werk en was foutgevoelig.
• Het grootste deel van de data ligt nu centraal in Exact Online via Exact Handel Plus.
• Specifieke, voor GTEX essentiële data blijft in TDO; een API-koppeling verbindt beide.
• Daarnaast ondersteunen we de uitbreiding van het spareparts-magazijn, waarin de voorraad wordt verdubbeld.

Wat is het probleem van werken in drie systemen?

Elke overgang tussen systemen is een moment waarop iemand gegevens overneemt. Bij GTEX gebeurde dat tussen werkorders in TDO, offertes en facturen in Excel en de boekhouding in Exact. Dat betekent handmatig werk, kans op fouten en tijdverlies, en het maakt het lastig om ergens één betrouwbaar overzicht te krijgen.

Waarom niet alles naar één systeem?

Omdat een deel van wat TDO doet, essentieel is voor de manier waarop GTEX werkt. Na een grondige analyse kozen we daarom voor een tussenweg: het grootste deel van de data centraal in Exact Online via Exact Handel Plus, en de GTEX-specifieke data blijft in TDO. Een API-koppeling zorgt dat beide systemen met elkaar praten.

Dat is vaker de betere route dan alles vervangen. Ook binnen GTEX zelf hebben we later de urenadministratie samengebracht in een Power BI-dashboard in plaats van er een nieuw systeem naast te zetten.

Wat doen we rond het magazijn?

Naast de systeemkant ondersteunen we GTEX bij het herinrichten van het spareparts-magazijn, dat flink wordt uitgebreid. De voorraad wordt verdubbeld en het nieuwe magazijn wordt ingericht op de verwachte groei en de bijbehorende processen.

Wat was onze rol?

Advies over systeemkeuze en inrichting, meedenken over procesoptimalisatie, de API-koppelingen tussen Exact en TDO, en ondersteuning bij de magazijnuitbreiding en het voorraadbeheer. Samen legt dat een basis die efficiënter werkt en meegroeit met de organisatie.

Veelgestelde vragen

Wanneer kies je voor koppelen in plaats van vervangen?

Als een bestaand systeem iets doet wat het nieuwe pakket niet of minder goed kan, en dat onderdeel bepalend is voor het primaire proces. Dan is een koppeling goedkoper en minder ingrijpend dan een migratie waarbij je functionaliteit inlevert.

Blijft er dan niet alsnog dubbel werk bestaan?

Niet als de koppeling de overdracht overneemt. Het handwerk zat in het overtypen tussen systemen, en dat is precies wat de API-koppeling wegneemt.

Werk jij ook in meerdere systemen die niet met elkaar praten? Bekijk onze aanpak voor automatisering en systeemkoppelingen of neem contact op.