Excel vervangen door één systeem | Wanneer zelf bouwen loont

Klanten in het ene bestand, offertes in een Excel-sjabloon, de planning op een whiteboard en facturen in een ander pakket. Dat werkt, tot niemand meer weet welke order waar staat. Dan komt de vraag op wat er voor Excel in de plaats komt. De reflex is een ERP-pakket, maar voor veel bedrijven is een systeem dat op het eigen proces wordt gebouwd de betere route.

In het kort

• Excel vervangen loont zodra klantgegevens, offertes, orders, planning en facturen door meerdere handen gaan en steeds opnieuw worden overgetypt.
• Eén centraal systeem kan een standaardpakket zijn, of een applicatie die op je eigen route van klant tot factuur wordt gebouwd.
• Zelf bouwen past vooral als je werkwijze je onderscheidt en je van een ERP maar een fractie zou gebruiken.
• Een standaardpakket blijft verstandiger als je proces weinig afwijkt van de markt. Bij GTEX werd dat Exact Online met een koppeling naar hun branchesoftware.

Wanneer is Excel niet meer genoeg?

Excel is niet meer genoeg zodra het bestand de plek wordt waar gegevens uit verschillende hoeken samenkomen en handmatig worden doorgezet. De signalen: dezelfde klant staat in drie bestanden met drie adressen, een offerte wordt overgetypt naar een order en daarna naar een factuur, en een overzicht van openstaande orders kost een middag. Elke overdracht is een moment waarop een fout ontstaat.

Wat is een centraal bedrijfssysteem?

Een centraal bedrijfssysteem legt de hele route van klant, offerte, order en planning tot factuur vast in één database, zodat elk gegeven maar één keer wordt ingevoerd. Dat kan met een standaardpakket zoals een ERP, of met software die op jouw proces wordt gebouwd. De winst zit in beide gevallen in het wegvallen van het overtypen.

Wanneer is zelf bouwen de betere keuze?

Zelf bouwen is de betere keuze als je proces afwijkt van wat een pakket verwacht en die afwijking juist je kracht is. Denk aan een eigen manier van calculeren, een planning die rekening houdt met zaken die geen standaardmodule kent, of een offerte die uit vaste bouwstenen wordt samengesteld. Bij een ERP pas je die werkwijze aan het pakket aan en betaal je licenties per gebruiker voor modules die je nauwelijks gebruikt.

Een eigen systeem doet precies wat jouw route vraagt, is van jou en groeit mee zonder te wachten op de roadmap van een leverancier. De bouwtijd van zulke applicaties is de afgelopen jaren bovendien gedaald, onder meer doordat AI een deel van het programmeerwerk versnelt.

Zo bouwden we het voor een klant

Chapter22 bouwde zo'n systeem voor een klant, in plaats van een traject richting een groot ERP-pakket. Eén applicatie volgt de hele route: klantgegevens, offerte, order, planning en factuur. Niemand hoeft meer gegevens van het ene scherm naar het andere over te nemen.

Wanneer is een standaardpakket juist verstandiger?

Als je proces weinig afwijkt van de markt, brengt een pakket onderhoud, beveiliging en doorontwikkeling mee die je bij zelfbouw zelf moet regelen. Bij GTEX in Druten liep het werk door TDO, Excel en Exact. Daar paste Exact Online met Handel Plus, met een API-koppeling naar TDO voor wat GTEX-specifiek is. Ook bij veel gebruikers en geen behoefte aan eigen software is een pakket vaak logischer. Meer over die afweging lees je in maatwerksoftware: wanneer loont het echt.

Hoe pak je de overstap aan?

1. Breng de route van klant tot factuur in kaart. Wie typt wat over, en waar?
2. Bepaal wat je onderscheidt. Dat deel verdient maatwerk, de rest mag standaard zijn.
3. Begin met één stap, bijvoorbeeld van offerte naar order, en breid uit als die draait.
4. Koppel wat blijft. De boekhouding hoort meestal in je boekhoudpakket; facturen gaan er via een koppeling naartoe.
5. Test met echte orders en neem het team mee. Excel verdwijnt pas als het nieuwe systeem het werk merkbaar makkelijker maakt.

Veelgestelde vragen

Is zelf bouwen niet duurder dan een ERP?

Niet per se. Bij maatwerk zitten de kosten vooraan, bij een ERP lopen licenties door. Reken over drie tot vijf jaar en neem het aantal gebruikers mee.

Wie beheert het systeem als het af is?

Spreek dat vooraf af. Chapter22 levert op met documentatie en beheerafspraken, zodat het systeem niet afhangt van één persoon.

Kunnen we later alsnog overstappen naar een pakket?

Ja. Omdat je gegevens in één gestructureerde database staan, is een latere migratie eenvoudiger dan vanuit losse Excel-bestanden.

Draait jouw route van klant tot factuur nog op losse Excels? Chapter22 bouwt centrale systemen en de koppelingen eromheen, en begeleidt een pakketkeuze als dat beter past. Plan een vrijblijvend gesprek, dan kijken we samen welke route bij jullie past.