Koppelingen bij een systeemwissel | Wie bouwt wat opnieuw

Bij een systeemwissel gaat de aandacht bijna altijd naar het pakket zelf: demo's, functionaliteit, prijs. Het werk dat de planning later laat uitlopen zit ergens anders. Rond een ERP of TMS hangen koppelingen die door de jaren heen zijn gebouwd, vaak door verschillende partijen en soms door mensen die er allang niet meer werken. Die koppelingen verhuizen niet mee.

De kern:

• Vervang je een kernsysteem, dan wordt elke bestaande koppeling opnieuw opgebouwd, opnieuw getest en opnieuw in beheer genomen.
• Het bouwwerk ligt zelden bij één partij: de nieuwe leverancier, je boekhoudpartner, hardwareleveranciers en klanten leveren elk hun eigen stuk.
• Daardoor is regie meestal het knelpunt en niet de techniek. Iemand moet volgorde, afhankelijkheden en acceptatie bewaken.
• Bij Ad Dollevoet Transport begeleidden wij de overstap van TMS Mendrix naar Qargo. Boordcomputers, AFAS voor accounting en HRM, klantkoppelingen en de koppelingen met externe transporteurs zijn opnieuw opgezet. Qargo draait live sinds 1 juni 2026.
• Een wissel is ook het moment om te schrappen: niet elke bestaande koppeling verdient een herbouw.

Wat gebeurt er met je koppelingen als je een kernsysteem vervangt?

Een koppeling is een afspraak tussen twee specifieke systemen over welke gegevens wanneer worden uitgewisseld. Vervang je er daar één van, dan vervalt die afspraak. De gegevens kunnen meestal mee, maar de verbinding zelf wordt opnieuw gebouwd op de velden, statussen en logica van het nieuwe pakket. Reken per koppeling dus op bouwen, testen en een periode meekijken na de livegang, niet op overzetten.

Welke koppelingen kom je in de praktijk tegen?

Meer dan er in de eerste inventarisatie staan. Bij Ad Dollevoet Transport ging het bij de overstap van Mendrix naar Qargo om de boordcomputers, waarmee ritten en statusinformatie binnenkomen, om AFAS voor zowel accounting als HRM, en om de bestaande koppelingen met klanten en met externe transporteurs. Dat zijn meerdere leveranciers plus een groep klanten, elk met een eigen planning en een eigen testmoment. Loop daarom niet alleen je systeemlijst langs, maar ook je facturen en je mailbox. Koppelingen die ooit stilletjes zijn gebouwd, staan zelden ergens netjes beschreven.

Wie bouwt ze opnieuw?

Het bouwen zelf ligt meestal bij de partij die de koppeling ook onderhoudt, en dat is prima. Wat in de trajecten die wij zien vaker ontbreekt, is iemand die het geheel bewaakt: welke koppeling eerst, wie op wie wacht, wanneer er testdata klaarstaat en wie akkoord geeft. Bij Ad Dollevoet Transport voerden wij dat projectmanagement. We bewaakten de planning, stemden af met de leveranciers van de koppelingen, hielden grip op de samenhang tussen de onderdelen en trainden het personeel, zodat het team vanaf de livegang met Qargo overweg kon.

Wat houd je zelf in de hand?

De acceptatie. Bepaal per koppeling welke gegevens goed moeten staan voordat je er een vinkje achter zet, en test met echte ritten, orders of facturen in plaats van met voorbeelddata. Een koppeling die op testdata werkt, kan op de eerste maandag in productie alsnog struikelen over een uitzondering die al jaren bestaat.

Welke koppeling bouw je juist niet opnieuw?

Niet elke verbinding verdient een tweede leven. Soms zit de functionaliteit inmiddels standaard in het nieuwe pakket, soms is een koppeling ooit gebouwd voor een proces dat allang anders loopt, en soms gaat het om zo weinig transacties dat handmatig verwerken goedkoper is dan bouwen plus onderhouden. Andersom geldt hetzelfde: er zijn processen waarvoor je juist nu wel een koppeling bouwt, omdat het nieuwe systeem het eindelijk toelaat. Bij Ad Dollevoet Transport hebben we tijdens het traject werkprocessen aangepast waar we ruimte zagen, in plaats van de oude situatie een-op-een te kopiëren. Dat is het verschil tussen een migratie en een verbetering.

Veelgestelde vragen

Kunnen we onze bestaande koppelingen meenemen naar het nieuwe systeem?

Zelden ongewijzigd. Wat je wel meeneemt is het denkwerk: welke velden waar terechtkomen, welke statussen iets betekenen en welke uitzonderingen er zijn. Die documentatie scheelt vaak meer tijd dan de bouw zelf.

Wie is verantwoordelijk als een koppeling na de livegang stilvalt?

Leg dat per koppeling vooraf vast, inclusief wie een storing meldt en binnen welke termijn er gereageerd wordt. Zonder die afspraak wijzen leveranciers na een livegang naar elkaar en staat jouw operatie ertussen.

Hoe lang duurt het opnieuw opzetten van koppelingen?

Dat wordt zelden bepaald door de bouwtijd en bijna altijd door beschikbaarheid: van de leverancier, van testdata en van je eigen mensen om te controleren. Plan koppelingen daarom parallel en begin met degene die de langste doorlooptijd heeft.

Staat er een systeemwissel op de planning?

Chapter22 pakt zo'n overgang op als project: de koppelingen in kaart, regie op de leveranciers, en training van het team voordat je live gaat. Dat doen we binnen onze aanpak voor TMS-implementaties en systeemmigraties in de logistiek en bredere automatiseringen en systeemkoppelingen. Lees hoe Ad Dollevoet Transport van Mendrix naar Qargo overstapte, of plan een gesprek via de contactpagina.