Hoe Uitstekend Personeel een complete transformatie doorvoerde

Uitstekend Personeel stapte over op een nieuw plannings- en CRM-systeem. Wij begeleidden die migratie: ruim 400 flexwerkers naar een nieuwe app, en tegelijk een herinrichting van de manier waarop recruiters, planners en de financiële administratie werken.

In het kort

• Meer dan 400 flexwerkers gemigreerd naar Bendy als nieuw plannings- en CRM-systeem.
• Diensten van opdrachtgevers worden via API's automatisch ingelezen in de planning.
• Alle documenten van flexwerkers en zzp'ers staan centraal in Bendy in plaats van verspreid in SharePoint.
• Recruiters, planners en de financiële administratie werken vanuit één systeem.
• Flexwerkers hebben hun diensten, documenten en communicatie in een app op hun telefoon.

Waarom stapte Uitstekend Personeel over op een nieuw planningssysteem?

Het oude systeem werkte op zich prima, maar liep tegen duidelijke grenzen aan. Documenten stonden verspreid in SharePoint, waardoor informatie versnipperd raakte. Diensten van opdrachtgevers moesten handmatig worden ingevoerd, wat tijdrovend en foutgevoelig was. En in deze branche geldt: wie het eerst een shift online heeft, vult die shift ook het snelst. Iedere minuut telt dus. Daarbij wilde Uitstekend Personeel haar flexwerkers een modernere, gebruiksvriendelijke omgeving bieden.

Hoe hebben we de migratie aangepakt?

Een systeemmigratie is zelden alleen een technische omzetting. Samen met Uitstekend Personeel implementeerden we Bendy als nieuw plannings- en CRM-systeem, en richtten we de processen eromheen opnieuw in:

• Automatische koppelingen met opdrachtgevers
  Dankzij API-koppelingen worden diensten nu automatisch ingelezen in de planning. Uitstekend Personeel kan daardoor als eerste reageren op de vraag van opdrachtgevers en shifts sneller vullen.
• Centraal dossierbeheer
  Alle documenten van flexwerkers en zzp'ers staan overzichtelijk in Bendy. Geen losse mappen meer in SharePoint, maar alles op één plek. Dat scheelt vooral bij certificeringen en compliance.
• Eén systeem voor de interne teams
  Recruiters, planners en de financiële administratie werken nu vanuit dezelfde omgeving. Minder handmatig overnemen, minder fouten, meer snelheid.
• Een app voor flexwerkers
  Flexwerkers hebben altijd inzicht in hun diensten, documenten en communicatie via hun smartphone.

Wat leverde de overstap op?

De migratie was geen doel op zich, maar de basis voor een andere manier van werken. Ruim 400 flexwerkers zijn succesvol overgezet, shifts staan sneller online, de interne samenwerking loopt via één systeem en flexwerkers hebben een omgeving die op hun telefoon werkt.

Nu die basis staat, bouwen we door. Zo hebben we sinds deze migratie ook een AI-chatbot geïmplementeerd die de dagelijkse vragen opvangt, en verwerkt een AI-automatisering diensten uit de mailbox rechtstreeks in de planning.

Veelgestelde vragen

Wat komt er kijken bij het migreren van 400 flexwerkers?

Naast de technische overzetting van gegevens en documenten vraagt het vooral een nieuwe werkwijze van de mensen die er dagelijks mee werken. Recruiters, planners en de financiële afdeling moesten hun proces aanpassen; de flexwerkers moesten mee naar een nieuwe app. Die kant van het traject bepaalt of een migratie slaagt.

Waarom laten opdrachtgevers hun diensten automatisch inlezen?

Omdat handmatig invoeren tijd kost op het moment dat snelheid het meeste waard is. Met een API-koppeling staat een nieuwe dienst direct in de planning en kan Uitstekend Personeel als eerste reageren.

Staat er bij jou ook een systeemwissel op de planning? Bekijk wat we doen op het gebied van automatisering en systeemimplementatie, of neem contact op.