Eigen AI voor HAA: van opname tot uitwerking in het CRM

Adviseurs van HAA Assurantie Advies voeren dagelijks gesprekken met klanten over hun organisatie, hun risico's en de verzekeringen die daarbij horen. Het uitwerken van die gesprekken naar actiepunten en een vastlegging in het CRM gebeurde handmatig en kostte tot een uur per gesprek. Chapter22 automatiseerde dat met AI: het gesprek wordt getranscribeerd, uitgewerkt volgens het format dat HAA Assurantie Advies zelf al gebruikte, en gekoppeld aan de juiste klant in het CRM.

In het kort

Klant: HAA Assurantie Advies, verzekeringsadviseur voor ondernemers.
Probleem: elk klantgesprek moest handmatig worden uitgewerkt naar risico's, aandachtspunten en actieplannen.
Het invullen van dat vaste format kon tot een uur per gesprek kosten.
Oplossing: opname wordt automatisch omgezet naar transcriptie, waarna AI het format invult.
De uitwerking wordt gekoppeld aan de juiste klant en vastgelegd in het CRM.
Effect: minder administratie, consistenter vastgelegde informatie en meer tijd voor het advies zelf.

Waarom kostte het uitwerken zo veel tijd?

In een adviesgesprek komt veel tegelijk langs: wat voor organisatie het is, welke risico's spelen, waar dekking ontbreekt en wat er moet gebeuren. HAA Assurantie Advies had daar al een vast format voor, wat de kwaliteit ten goede komt, maar het invullen ervan is precies het werk dat blijft liggen. Een adviseur die net drie gesprekken heeft gevoerd, moet daarna nog een keer door alle drie heen. Dat is geen advieswerk, en het gebeurt na een drukke dag niet altijd even volledig.

Hoe werkt de oplossing?

Het proces loopt in drie stappen:

Opname en transcriptie
Het gesprek wordt opgenomen en automatisch omgezet naar tekst. De transcriptie gaat ook overweg met regionaal dialect, wat in de praktijk vaak het struikelblok is.
Uitwerken volgens het eigen format
AI haalt uit het gesprek de risico's, aandachtspunten en actieplannen, en zet die in het format dat HAA Assurantie Advies zelf al hanteerde.
Vastleggen in het CRM
De uitwerking wordt gekoppeld aan de juiste klant en direct in het CRM vastgelegd.

Het bestaande format bleef dus overeind. Dat is bewust: de manier van werken was niet het probleem, het overtypen wel. Vergelijkbaar met de aanpak waarmee Innomarca met salesautomatisering 8 uur per week bespaart, waar we ook aansloten op de systemen die er al stonden.

Wat levert het op?

Het handmatig uitwerken, dat tot een uur per gesprek kon kosten, vervalt grotendeels. Belangrijker is misschien nog dat de vastlegging consistenter wordt: de AI vult het format elke keer op dezelfde manier, ongeacht hoe druk de dag was. Daardoor is dossierinformatie beter vergelijkbaar en blijft er minder hangen tussen gesprek en opvolging.

Hoe gaat dit verder?

De oplossing wordt doorontwikkeld, zodat steeds meer onderdelen van het adviesproces ondersteund worden. Dat is ook hoe wij het liefst werken: eerst één stap goed werkend krijgen, dan pas uitbreiden. Meer over wat wij doen met AI voor het mkb.

Veelgestelde vragen

Neemt de AI het advies over?

Nee. De AI werkt uit wat er in het gesprek is gezegd en zet dat in het bestaande format. Wat het advies wordt, blijft aan de adviseur. Het repeterende deel verdwijnt, het oordeel niet.

Werkt spraakherkenning ook bij regionaal dialect?

In dit traject wel, dat was een expliciete eis. Moderne transcriptiemodellen zijn daar aanmerkelijk beter in dan een paar jaar geleden, maar het blijft iets om per situatie te testen voordat je erop bouwt.

Kan dit ook met ons eigen gespreksformat?

Ja, en dat is meestal ook het verstandigste startpunt. Bij HAA Assurantie Advies sloten we aan op het format dat er al lag, in plaats van er een nieuwe werkwijze naast te zetten. Zie ook de AI-chatbot voor Uitstekend Personeel, die werkt vanuit hun eigen kennis.

Herkenbaar bij jullie? Plan een vrijblijvend gesprek met Chapter22 in Nijmegen.