Projectleider bij een systeemimplementatie | Wanneer inhuren

Een nieuw systeem kiezen is één opgave. Het live krijgen zonder dat de operatie stilvalt is een tweede, en die wordt vaak onderschat. Wie dat naast zijn gewone werk doet, merkt dat koppelingen, data, leveranciers en training door elkaar gaan lopen. Hieronder lees je wat een projectleider bij een systeemimplementatie doet, hoe dat er bij Ad Dollevoet Transport uitzag, en wanneer je er juist geen nodig hebt.

In het kort

• Een projectleider bij een systeemimplementatie bewaakt planning, scope en de samenhang tussen leverancier, koppelingen en je eigen team.
• Bij Ad Dollevoet Transport liepen de overstap van TMS Mendrix naar Qargo, vijf typen koppelingen en de training van het personeel via één aanspreekpunt. Qargo draait live sinds 1 juni 2026.
• In de trajecten die wij zien zit het risico vaker in de koppelingen rond het systeem dan in het pakket zelf.
• Bij een enkel systeem met weinig koppelingen kan een interne projectleider prima volstaan.

Wat doet een projectleider bij een systeemimplementatie?

Een projectleider bij een systeemimplementatie bewaakt de planning, de scope en de samenhang tussen leverancier, koppelingsbouwers en je eigen team, van kick-off tot en met livegang en training. Hij bouwt zelf niet. Hij zorgt dat de onderdelen die anderen bouwen op elkaar aansluiten en dat iemand het overzicht houdt als er iets verschuift.

Hoe zag dat eruit bij Ad Dollevoet Transport?

Ad Dollevoet Transport stapte over van TMS Mendrix naar Qargo. Een transportmanagementsysteem is het hart van de planning, dus de operatie mocht niet stilvallen. Chapter22 voerde het projectmanagement van deze TMS-migratie en stemde af met de leveranciers van de koppelingen.

Er moesten vijf typen verbindingen opnieuw worden opgezet: de boordcomputers, AFAS voor accounting, AFAS voor HRM, de koppelingen met klanten en die met externe transporteurs. Waar we onderweg een werkproces slimmer konden inrichten, deden we dat meteen, in plaats van de oude werkwijze een-op-een over te nemen. Daarna trainden we het personeel, zodat het team vanaf de livegang met Qargo kon werken.

Onze observatie uit dit soort trajecten: het pakket zelf is zelden het lastigste onderdeel. Lastiger is het vaststellen wie welke koppeling opnieuw bouwt, in welke volgorde, en wie bewaakt dat het geheel klopt.

Wanneer is een externe projectleider zinvol?

Een externe projectleider past vooral als het traject meer partijen raakt dan je intern kunt overzien. Denk aan:

• meerdere koppelingen met systemen van verschillende leveranciers;
• een datamigratie die meerdere afdelingen raakt;
• geen collega die er uren voor kan vrijmaken zonder dat zijn eigen werk blijft liggen;
• een livegang waarbij stilstand direct geld kost, zoals in transport of logistiek.

Een projectleider is dan een eigenaar voor het geheel, terwijl de leveranciers elk hun eigen deel hebben.

Wanneer heb je geen externe projectleider nodig?

Het omgekeerde komt net zo vaak voor. Gaat het om één systeem met weinig koppelingen, levert de softwareleverancier zelf een implementatiemanager en heeft een collega ruimte voor de coördinatie, dan is een externe projectleider extra overhead. Soms is een paar uur sparring of een review van het plan voldoende. Een goede projectleider zegt dat ook eerlijk vooraf.

Wat moet geregeld zijn vóór de livegang?

Een projectleider bewaakt in elk geval deze punten:

• per koppeling is vastgelegd wie bouwt, wie test en wie na de livegang eigenaar is;
• er is getest met echte data en echte scenario's, niet alleen met voorbeeldregels;
• het team heeft getraind vóór de livegang, niet erna;
• er ligt een terugvalplan, ook als je hoopt het niet te gebruiken;
• het staat vast wie er in de eerste weken aanspreekbaar is.

Hoe het daarna verder gaat lees je in onze blog over wat je na de livegang eerst bouwt.

Veelgestelde vragen

Wat doet een projectleider bij een systeemimplementatie?

Hij bewaakt planning, scope en de samenhang tussen leverancier, koppelingen en eigen team, van kick-off tot en met livegang en training. Hij bouwt niet zelf, maar zorgt dat alle onderdelen op elkaar aansluiten.

Wanneer heb je een externe projectleider nodig bij een nieuw systeem?

Vooral als er veel koppelingen en leveranciers bij betrokken zijn, als intern niemand de uren heeft, of als stilstand tijdens de overgang duur is. Bij één systeem met weinig koppelingen volstaat vaak een interne projectleider.

Hoe lang duurt een systeemimplementatie?

Dat hangt af van het aantal koppelingen, de hoeveelheid data en de nieuwe werkwijze. Een enkele koppeling kan binnen weken draaien; een volledige systeemovergang met migratie en training duurt langer. Een concreet plan van aanpak geeft daar vooraf duidelijkheid over.

Staat er bij jullie een systeemovergang aan te komen en wil je weten hoeveel projectleiding je nodig hebt? Bekijk onze aanpak voor systeemovergangen in de logistiek of voor automatisering en systeemkoppelingen. Neem contact op, dan sparren we over je situatie.